Die Betreuung der Mitarbeiter ist neben dem Recruiting und der Personalentwicklung eine wesentliche Aufgabe im Personalwesen. Und da es hierbei um Menschen und nicht um Maschinen geht, gibt es Höhen und Tiefen und es ist nicht immer alles „Friede, Freude, Eierkuchen“. Daher kommt jeder Personalverantwortliche auch in die Situation unangenehme Gespräche mit Mitarbeitern führen zu müssen. Gründe dafür gibt es viele: Fehlzeiten, mangelhafte Arbeitseinstellung oder -ergebnisse, Konflikte innerhalb eines Teams oder diskriminierendes Verhalten etc. Zu jedem dieser Punkte könnte man Romane schreiben, doch einige Grundregeln gibt es dann doch:
Gute Vorbereitung und Planung
Führen Sie diese Gespräche nicht kurzfristig und „zwischen Tür und Angel“. Verschaffen Sie sich ein möglichst objektives Bild über die (Hinter-)Gründe und ermitteln Sie die Fakten, die zu dem Gespräch führen. Bei Fehlzeiten ist dies noch relativ einfach, bei Teamkonflikten kann dies schon schwieriger sein. Terminieren Sie das Gespräch auch nicht auf den nächsten Tag, sondern ca. eine Woche später, so dass auch der betroffene Mitarbeiter Gelegenheit hat, sich und sein Verhalten im Vorfeld zu reflektieren.
Kurze Einleitung und auf den Punkt kommen
Es hilft nichts lange um den heißen Brei herumzureden, aber man sollte auch nicht gleich mit der Tür ins Haus falle. Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung, um zügig zum Kern des Anstoßes zu kommen: „Guten Morgen, es könnte sein, dass Sie sich bei dem, was ich gleich sage, angegriffen fühlen, und das ist verständlich. Ich spreche das Thema an, um ein Problem zu lösen. Mir ist aufgefallen, dass…“ Die wichtigsten Punkte können Sie so gleich zu Beginn auf den Tisch bringen.
Ruhige Kommunikation auf Augenhöhe
Versuchen Sie möglichst nicht emotional zu werden, sondern mit einer klaren und ruhigen Stimme die Angelegenheit zu besprechen. Vermeiden Sie persönliche Angriffe und zeigen Sie Empathie. Mit Hilfe von offenen Fragen können Sie der Sache auf den Grund gehen, denn hinter dem Fehlverhalten des Mitarbeiters können familiäre Probleme, finanzielle Sorgen oder anderweitiger Kummer stecken, der sich auf die Arbeit überträgt.
Lösungsorientierte Vereinbarung
Suchen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter nach einer praktikablen Lösung und formulieren Sie die daraus resultierenden Erwartungen und Zielsetzungen klar und verbindlich.
Gerade bei dem letzten Punkt bietet sich auch eine große Chance nicht nur die Produktivität des Mitarbeiters zu erhöhen, sondern auch seine Bindung ans Unternehmen, wenn er spürt, dass er in einer schwierigen Situation nicht fallen gelassen wird, sondern Unterstützung erfährt.
Welche Erfahrungen haben Sie in Ihrem Unternehmen gemacht?
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