Welche Arten einer Veranstaltung gibt es?
Je nach Teilnehmeranzahl, Dauer, Ziel usw. unterscheidet sich eine Sitzung z. B. von einer Tagung oder einer Messe bzw. einem Kongress oder Seminar. Auf Tagungen, aber auch auf Messen, kann schon mal kräftig diskutiert und entschieden werden. Eine Messe dient unter anderem der Neukundengewinnung. Auch Firmenfeiern sind Veranstaltungen. Wie gelingt meine nächste Veranstaltung, eine Weihnachts-Firmenfeier?
Vorbereitung einer Veranstaltung
Getreu dem Motto „Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete“ sollte jede Veranstaltung gut strukturiert und geplant werden. Sie möchten zu Ihrer nächsten Weihnachtsfeier einladen? Schreiben Sie rechtzeitig die Einladungen. Entweder als Brief, als Flyer, E-Mail oder Karte. Komponenten hierzu sind: Topic und Inhalt der Veranstaltung, Teilnehmer und evtl. Reden von wichtigen Gästen und selbstverständlich der konkrete Termin, mit Tag, Datum, Uhrzeit und Ort. Wegbeschreibungen und gegebenenfalls Kostenübernahmen sind ebenfalls Teil der Vorbereitung ihrer Weihnachtsfeier.
Rahmenprogramm – das A und O
Wie sieht das Rahmenprogramm Ihrer nächsten Weihnachtsfeier aus? Haben Sie Aktivitäten geplant wie z. B. einen Museumsbesuch oder einen gemeinsamen Bummel auf dem Weihnachtsmarkt? Auch für Essen soll gesorgt werden, damit die Weihnachtsfeier Ihren Mitarbeitern in schöner Erinnerung bleibt.
Am Tag der Veranstaltung
Einladungen sind an die Teilnehmer versendet, das Programm steht fest und weitere Vorbereitungen wurden erfolgreich getroffen – nun ist es soweit und die Veranstaltung wird durchgeführt. Wegweiser sind vorhanden, jeder Gast wird warmherzig und persönlich begrüßt. Eine kurze Übersicht über die Gäste hilft, sich auf ihre Ankunft einzustellen: Welche Sprache sprechen die Gäste? Gibt es bekannte Gäste usw. Jeder Gast erhält ein Namensschild und im Einladungsschreiben wird der Name der Ansprechperson für die Gäste genannt. So wissen Ihre Gäste, wohin sie die Zusage zur Weihnachtsfeier schicken sollen, bzw. wer die Administration der Weihnachtsfeier übernimmt
Soziale Etikette beachten
Weihnachten ist eine festliche Veranstaltung. Dementsprechend darf sich je nach Aktivität auch mal festlich gekleidet werden, muss aber nicht. Gibt es im Einladungsschreiben einen Dresscode, gilt es diesen zu beachten. Bei der Begrüßung eignet sich ein Smalltalk immer gut, um das Eis zu brechen. Themen wie Kunst, Kultur, Sprache, Wetter, Anfahrt sind hier angebracht. Sind alle Gäste da, kann das Programm beginnen. Ein reibungsloser Ablauf durch eine gute Vorbereitung macht Ihr Fest zu einer runden Sache.
Wir wünschen bei Ihrer kommenden Weihnachtsfeier alles Gute!